Exempel II: Göra fel sak. (Exempel 1redovisades i föregående nummer).
Alltför många anser fortfarande att underhållets roll är att sälja service till produktionsavdelningen. Det är naturligtvis fel synsätt därför att det leder ofta till att underhållsverksamheten blir mer kostnadsstyrd än resultatstyrd. De flesta underhållschefer sitter fortfarande i ett ”Budgetfängelse” och kan därför inte göra rätt saker. Här redovisas ytterligare ett verklighetsfall från våra studier om vad som skett när fokuseringen har varit att sänka underhållskostnaderna, alltså helt kostnadsstyrt underhåll.
Omkring 1992 bestämde företagsledningen i ett stort företag att göra drastiska kostnadsbesparingar i en av sina fabriker. Som vanligt drabbades underhållsavdelningen hårdast, men även administrationskostnader skars ned kraftigt. Den enda avdelning som inte berördes nämnvärt var produktionsorganisationen. Detta är ett vanligt fenomen. En produktionsavdelnings arbetsbelastning och behov av personalresurser är lättare att bestämma än en underhållsavdelnings arbetsbelastning och personalresurser. Dessutom har ekonomer i företagsledningar ofta mycket bristande kunskaper i hur man effektiviserar en underhållsorganisation.
Sammanfattningsvis kan sägas att det finns tre sätt att sänka underhållskostanader:
- Skär kostnaden
- Förebygg behov av underhåll – Implementera system och discipliner för Underhållsförebyggande Underhållsaktiviteter
- Utför kvarvarande och nödvändigt underhåll mer effektivt – Identifiera behov tidigt – Prioritera – Planera – Schemalägg – Utför – Analysera – Förbättra.
Att bara skära kostnaderna är fel sak att göra därför att det ger inte bestående och ständigt förbättrade resultat. Det finns naturligtvis uppenbara kostnadssänkningar att göra, men de är undantag.
I den här krönikans exempel styrdes aktiviteterna helt av direktivet “ Skär kostnaderna”. Man slog ihop underhållsavdelningarna i två fabriker. Det var ca. en timmes restid mellan fabrikerna. Förebyggande underhållsinspektioner och smörjning flyttades från underhållsavdelningen till driftpersonalen utan att nödvändig och tillräcklig utbildning gavs. Vid underhållsstopp reste underhållspersonal mellan fabrikerna, man behövde ingen underhållschef därför att nu ingick underhållsresurna i driftavdelningen, planerare och arbetsledare skars ned kraftigt, o.sv. Naturligtvis sänktes underhållskostnaden och man utropade en alltför tidig succe’. De drivande ledarna inbjöds att rapportera resultaten vid konferenser m.m. Driftsäkerheten minskades från 93% till 78% och med den gick naturligtvis också tillverkningsvolymen ned. Under de först åren var försäljningspriset lågt och marknadsläget svagt, så det syntes inte så mycket i de finansiella resultaten. Under de följande fyra åren steg marknadspriset till rekordnivåer, men nu kunde man inte leverera det man kunde sälja. Den förlorade intäkten syntes naturligtvis inte i resultaten, ingen ville heller tala om det, men faktum är att det totala förlorade täckningsbidraget uppgick till US$1,200,000,000. Sedan fyra år har man tillsatt en ny fabrikschef och underhållsorganisation, samt återinfört de underhållssystem som raserats. Driftsäkerheten är uppe på 92% . Underhållskostnaden ökade under 7 år som följd av det felaktiga beslutet. Nu har underhållskostnaden börjat gå ned efter det att system och discipliner har börjat att återinföras.
Skall man lyckas med bestående underhållseffektivisering måste förbättringsinitiativen vara:
- Långsiktiga
- Resultatstyrda och inte enbart kostnadsstyrda
- Styrda av Driftsäkerhetsstänkande och inte av Servicetänkande vad avser underhållsinsatser.
I nästa krönika: ett exempel där en organisation, som tillverkar samma produkt, tillämpade ovanstående resultatorienterade principer under samma tidsperiod och ökade driftsäkerheten och sänkte sina underhållskostnader bestående med 40%
Jag förväntar mig inte att alla läsare skall hålla med om allt jag påstår i den här artikeln. Har ni synpunkter på det jag skrivit, positiva eller negativa kontakta mig direkt så att jag kan svara [email protected] fax +1-919-847-8647 Tel +1-919-847-8764.
